Obbligo POS agganciato alla cassa dal 2026, cosa devono fare  benzinai, artigiani e commercianti.

Dal 1° gennaio 2026 ogni POS dovrà essere abbinato al registratore telematico (o alla procedura web): obblighi, esclusioni ed effetti pratici per distributori di carburante, autolavaggi e artigiani con pochi scontrini

Come sappiamo, dal 1° gennaio 2026 entra in vigore un nuovo adempimento per chi incassa con carte e bancomat: il POS dovrà essere “collegato” allo strumento con cui si memorizzano e si trasmettono i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. In pratica, ogni esercente che rientra nell’obbligo dei corrispettivi telematici e che accetta pagamenti elettronici dovrà dichiarare, tramite un’apposita procedura online, quale POS è associato al proprio registratore telematico o, per i soggetti minori, alla procedura web dei corrispettivi.

È importante chiarire che non si parla di un collegamento fisico tra apparecchi, quindi niente cavi o integrazioni tecniche complesse. Si tratta di un collegamento “logico”: all’interno dell’area riservata sul sito dell’Agenzia, l’esercente dovrà semplicemente abbinare i codici identificativi dei POS ai dati del registratore telematico o dello strumento che usa per trasmettere i corrispettivi.

L’obiettivo è mettere in comunicazione, almeno sul piano dei dati, ciò che viene incassato tramite POS e ciò che viene trasmesso quotidianamente come corrispettivo. In questo modo l’amministrazione finanziaria potrà fare controlli più mirati, incrociando gli importi incassati con carta con i corrispettivi dichiarati.

Chi è obbligato 

Sono interessati dall’obbligo tutti i soggetti che, da un lato, devono memorizzare e trasmettere telematicamente i corrispettivi e, dall’altro, accettano pagamenti elettronici.

Rientrano quindi la grande maggioranza dei commercianti al dettaglio, dei pubblici esercizi, delle attività artigianali con vendita al minuto e, in generale, chi utilizza un registratore telematico o la procedura web dell’Agenzia per emettere documenti commerciali.

Chi è escluso

Restano invece fuori in via ordinaria i soggetti che non sono tenuti ai corrispettivi telematici perché emettono esclusivamente fatture, per esempio molti professionisti, come medici, dentisti e architetti, pur avendo il POS, e chi beneficia di specifiche cause di esonero già previste dalla normativa. In altre parole, se non si emettono scontrini o documenti commerciali telematici ma solo fatture, il tema dell’abbinamento POS-registratore non si pone.

In particolare, sono esclusi dall’obbligo:

• i lavoratori autonomi e professionisti (avvocati, medici, ingegneri, consulenti, ecc) che emettono solo fatture elettroniche
• associazioni, fondazioni ed enti senza scopo di lucro, che non effettuano cessioni di beni o prestazioni di servizi a pagamento
• attività con esonero specifico previsto dalla legge, come vendite di giornali, tabacchi e valori bollati, trasporto pubblico di persone o agricoltori in regime di esonero (con volume d’affari annuo inferiore a 7mila euro).

Il caso dei distributori di carburante con lavaggio e accessori

Ma passiamo ad alcuni casi specifici. Prima di tutto parliamo dei distributori di benzina, che hanno una situazione particolare: per la sola cessione di carburante, in molte situazioni non è richiesta l’emissione dello scontrino o del documento commerciale, perché si procede con fattura, schede carburante elettroniche, accordi con flotte e così via. All’interno dello stesso impianto, però, è sempre più frequente trovare servizi aggiuntivi come l’autolavaggio o la vendita di accessori o prodotti per auto o persino cibo e bevande, per i quali lo scontrino/documento commerciale è invece dovuto.

In una stazione di servizio che, per il lavaggio e gli accessori, utilizza almeno un registratore telematico, l’obbligo di collegamento scatta a tutti gli effetti. Il principio pratico da ricordare è semplice: se nell’impianto esiste almeno un registratore telematico attivo, i POS presenti devono essere abbinati. Non rileva che il carburante, preso da solo, non sia soggetto a scontrino. Conta il fatto che in quell’esercizio ci sia comunque un’attività (lavaggio, accessori) per la quale i corrispettivi vengono trasmessi telematicamente.

Ne consegue che il gestore dovrà accedere all’area riservata dell’Agenzia, individuare la matricola del registratore telematico usato per lavaggio e accessori, e associare a quella matricola tutti i POS in uso nell’impianto, anche se materialmente il POS viene utilizzato indifferentemente per carburante e altri servizi.

Il piccolo artigiano con pochi scontrini e procedura web

Un altro caso particolarmente interessante è quello di un piccolo artigiano che emette pochissimi scontrini durante l’anno, non ha una cassa elettronica e utilizza esclusivamente la procedura web dell’Agenzia delle Entrate per trasmettere i corrispettivi.

Pensiamo ad esempio a un fabbro o a un falegname che lavora quasi sempre su commissione fatturata, ma che ogni tanto vende qualcosa a privati e, per queste vendite al minuto, usa il portale “Corrispettivi” per emettere il documento commerciale. In più ha un POS, magari mobile, perché qualche cliente preferisce pagare con carta.

In questo scenario verrebbe da pensare: “Sono troppo piccolo, non avrò obblighi aggiuntivi”. In realtà non è così. La logica della nuova disciplina non guarda alla dimensione del soggetto, ma allo strumento utilizzato per certificare i corrispettivi.La procedura web, dal punto di vista normativo, è equiparata a un registratore telematico “virtuale”. Di conseguenza, anche chi non possiede una cassa elettronica ma usa il portale corrispettivi e ha un POS dovrà effettuare l’abbinamento.

Per questi soggetti, quindi, la risposta è una sola: anche i piccoli artigiani devono abbinare il POS allo strumento che usano per i corrispettivi. Non sarà necessario acquistare un registratore telematico, ma bisognerà attendere l’attivazione della specifica funzione nella procedura web per poter eseguire l’associazione e, solo allora, si potranno fornire indicazioni pratiche precise su schermate e passaggi.

Se in futuro uno dei POS verrà sostituito, sarà necessario tornare nella procedura e aggiornare l’abbinamento, in modo che l’elenco degli strumenti collegati resti sempre allineato alla situazione reale dell’esercizio. 

Cosa bisogna fare in pratica e quali sono le conseguenze

Dal punto di vista operativo, la strada sarà quella di entrare nel sito dell’Agenzia delle Entrate, sezione “Fatture e Corrispettivi”, e utilizzare il nuovo servizio che verrà messo a disposizione per gestire i collegamenti.

All’interno di questa sezione l’esercente troverà, da un lato, i dati dei propri registratori telematici o della procedura web, dall’altro l’elenco dei POS e degli altri strumenti di pagamento elettronico a lui intestati, e potrà procedere all’abbinamento in modo guidato.

La tempistica esatta e i termini entro cui effettuare il collegamento saranno fissati dai provvedimenti attuativi, con regole diverse per chi ha POS già attivi al 1° gennaio 2026 e per chi li attiverà successivamente. In ogni caso conviene muoversi per tempo, verificando con il proprio consulente e con il gestore dei POS che i dati intestatario–partita IVA siano corretti.

Quanto alle conseguenze, il mancato adempimento potrà essere assimilato, sul piano sanzionatorio, alle violazioni in materia di corrispettivi telematici: in prospettiva si rischiano sanzioni economiche e, nei casi più gravi o reiterati, anche misure accessorie più pesanti. Meglio quindi attrezzarsi per tempo, trattando questo obbligo non come un semplice formalismo, ma come un tassello in più nel sistema dei controlli incrociati tra incassi elettronici e corrispettivi dichiarati.

In tutti i casi la logica resta la stessa: dove c’è un sistema che invia corrispettivi e c’è un POS, quel POS dovrà risultare ufficialmente abbinato. Ecco tre esempi pratici per capire meglio.

Immaginiamo innanzitutto un distributore con autolavaggio e vendita di accessori, nel quale esiste un registratore telematico per queste ultime attività e un unico POS utilizzato da tutti i clienti.

Un piccolo falegname che, durante l’anno, emette pochissimi documenti commerciali tramite la procedura web e che dispone di un POS portatile usato solo saltuariamente. Anche lui, pur essendo “micro”, rientrerà nell’obbligo di collegamento.

In questo caso, dal 2026, il gestore dovrà abbinare quel POS al registratore telematico presente. Il fatto che parte degli incassi derivi da carburante, per il quale non è emesso scontrino, non esonera dall’obbligo: ciò che conta è la presenza del registratore nell’impianto.

Un ristorante che usa un solo registratore telematico in sala e dispone di due POS, uno fisso alla cassa e uno mobile per il servizio al tavolo. In questo caso, con le nuove regole, il titolare dovrà indicare entrambi i POS come collegati al medesimo registratore.

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(*) Fonte Fiscal Foxus