Collegamento POS-RT, ecco la guida operativa dell’Agenzia per gli esercenti: tutte le novità e cosa fare

Gli esercenti devono ora comunicare all’Agenzia l’abbinamento tra POS e registratori telematici o Documento commerciale online: la guida operativa chiarisce ambito, modalità e scadenze. La procedura online sarà disponibile da inizio marzo 2026 (*).

L’Agenzia delle entrate ha pubblicato la “Guida operativa alla procedura web” sul collegamento tra strumenti di pagamento elettronico e strumenti di certificazione dei corrispettivi (POS-RT), con indicazioni pratiche per gli esercenti chiamati, dal 2026, a comunicare all’Amministrazione finanziaria l’abbinamento tra i POS utilizzati per l’incasso e i registratori telematici oppure la procedura “Documento Commerciale on line”.

La guida chiarisce che non si tratta di un’integrazione fisica tra dispositivi, ma di un adempimento una tantum, salvo variazioni, da effettuare nell’area Fatture e Corrispettivi, valorizzando i dati dei POS già disponibili in Anagrafe grazie ai flussi mensili trasmessi dagli operatori finanziari (Acquirer).

Quadro normativo

Il documento richiama, come base giuridica dell’obbligo, la legge n. 207/2024 (Bilancio 2025), articolo 1, commi 74, 75, 76 e 77, e i provvedimenti del Direttore dell’Agenzia delle entrate che ne definiscono le modalità operative, in particolare il provvedimento del 31 ottobre 2025, dedicato sia al collegamento POS-RT sia alla memorizzazione puntuale e trasmissione aggregata dei dati dei pagamenti elettronici.

Nel perimetro dei riferimenti, la guida richiama anche il DL n. 124/2019, articolo 22 (credito d’imposta sulle commissioni), e i provvedimenti storici in materia di corrispettivi telematici (provvedimento 28 ottobre 2016) nonché quello del 7 marzo 2025 sulle soluzioni software per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi, che la guida indica come ulteriori strumenti destinati ad affiancarsi, presumibilmente entro fine 2026 e dal 2027, agli RT e al Documento commerciale online.

Ambito oggettivo: quali strumenti entrano nel collegamento

La guida delimita con nettezza i due lati dell’abbinamento. Da un lato ci sono gli strumenti di certificazione dei corrispettivi interessati: i registratori telematici e la procedura web “Documento Commerciale on line”.

Dall’altro lato rientra ogni strumento hardware e software con cui l’esercente accetta pagamenti elettronici: POS tradizionali, SoftPOS installati su smartphone o tablet, e POS virtuali per pagamenti internet. Nel testo, per semplificazione, tutto viene ricondotto al termine POS.

Il passaggio chiave, anche in ottica di compliance operativa, è che l’obbligo non richiede alcun aggiornamento del RT né la connessione fisica RT-POS: l’indicazione della modalità di pagamento (contante, elettronico, ticket) resta quella già gestita dalle funzionalità ordinarie di RT e Documento commerciale online.

La guida, però, richiama espressamente il rischio sanzionatorio legato alla registrazione errata della modalità di incasso sul RT, con rinvio all’articolo 11, comma 2-quinquies, del D.Lgs. n. 471/1997.

Cosa significa “collegamento logico” e come si costruisce l’identificativo del POS

Il collegamento è definito come comunicazione telematica da rendere nel portale Fatture e Corrispettivi e consiste nell’associare, per gli RT, la matricola del registratore al dato identificativo univoco del POS utilizzato per incassare i corrispettivi certificati da quel registratore. Per gli esercenti con server RT e più punti cassa, la guida specifica che occorre abbinare i POS utilizzati nei punti cassa alle matricole dei soli server RT.

Per chi certifica con Documento Commerciale on line, il collegamento si effettua dentro la medesima procedura e riguarda l’associazione dei POS con la procedura web stessa.

Sul piano tecnico-anagrafico,  l’identificativo univoco cambia in funzione della tipologia di POS. Per i POS fisici è composto dalla combinazione di terminal id (matricola del POS), codice fiscale e denominazione dell’Acquirer con cui è stipulato il contratto di convenzionamento. Per i POS virtuali, invece, l’identificativo univoco è dato dal solo codice fiscale e denominazione dell’Acquirer.

Se un unico POS fisico è usato per due contratti con Acquirer diversi, ad esempio circuiti diversi, vanno registrati due collegamenti distinti, valorizzando per ciascun contratto il relativo Acquirer e lo stesso terminal id.

In chiave di controllo qualità dei dati, l’Agenzia richiama anche un punto spesso critico: non sempre la banca o l’intermediario di sportello che fornisce il POS coincide con l’Acquirer che trasmette i flussi mensili all’Agenzia. Da qui l’indicazione di verificare, in fase di collegamento, codice fiscale e denominazione dell’Acquirer sul contratto di convenzionamento o sui report periodici, ricorrendo se necessario al servizio clienti.

Ulteriore attenzione è richiesta per contratti datati, perché operazioni societarie straordinarie possono aver modificato nel tempo denominazione e codice fiscale dell’Acquirer, generando disallineamenti tra dato atteso e dato esposto in procedura.

La procedura nel portale: RT attivi, POS del mese di riferimento e indirizzo dell’unità locale

La guida descrive una logica di lavoro basata su elenchi precompilati. Nella funzionalità “Gestione collegamenti” l’esercente trova l’elenco delle matricole RT e i POS che risultano attivi nel mese di riferimento secondo i dati trasmessi dagli Acquirer entro la fine del mese successivo alle operazioni (con esempio esplicito: operazioni di gennaio comunicate entro fine febbraio).

L’abbinamento consente configurazioni “molti-a-molti”: un POS può essere collegato a più RT e più POS possono essere collegati a un solo RT.

Elemento operativo non trascurabile è l’indirizzo dell’unità locale, che deve essere indicato per ciascun collegamento. La guida lo presenta come dato leggibile utile per gestire e riconciliare i collegamenti rispetto a codici alfanumerici, cioè matricole RT e terminal id. Inoltre, in caso di POS fisici già collegati in precedenza, l’indirizzo viene recuperato automaticamente dai dati già forniti.

C’è però un potenziale punto di frizione: i collegamenti comunicati si riferiscono alla situazione di RT e POS utilizzati nel mese di riferimento selezionato, che può non coincidere con la situazione effettiva al momento dell’adempimento. Per la fase di avvio, l’Agenzia chiede espressamente di operare avendo a riferimento il mese di gennaio 2026. Se un POS non compare tra quelli esposti, l’esercente dovrà inserirne manualmente i dati identificativi e procedere al collegamento. Se invece compare un POS non più nella disponibilità dell’esercente o dismesso, bisogna dichiararne la non titolarità o la cessazione d’uso mediante apposite funzioni, e l’operazione è irreversibile. 

Delega e soggetti abilitati: differenza tra RT e Documento commerciale online

Sul versante soggettivo, la guida distingue tra collegamenti relativi agli RT e collegamenti relativi alla procedura “Documento Commerciale on line”. Per RT, l’adempimento può essere svolto sia dall’esercente sia dai soggetti delegati al servizio “Accreditamento e censimento dispositivi” nel portale “Fatture e Corrispettivi”. Per “Documento Commerciale on line”, invece, l’utilizzo della procedura non è delegabile e dunque anche le operazioni di collegamento possono essere effettuate solo dall’esercente.

Esclusioni dall’obbligo e gestione dei casi misti

Ci sono poi esclusioni oggettive rilevanti: non rientrano nelle nuove disposizioni i corrispettivi certificati tramite distributori automatici, quelli relativi alla cessione di carburante e quelli relativi alla ricarica dei veicoli elettrici, anche se incassati con pagamento elettronico.

Non rientrano inoltre i corrispettivi esonerati dall’obbligo di memorizzazione e trasmissione telematica (con esempi quali tabacchi e generi di monopolio, vendite a distanza), sempre anche se pagati elettronicamente.

Il punto però è che l’esclusione non protegge automaticamente il POS. Se l’esercente svolge attività miste e utilizza lo stesso POS per incassi relativi a operazioni che richiedono documento commerciale e a operazioni esonerate, il collegamento va comunque registrato.

L’esclusione può operare solo quando esiste un POS dedicato esclusivamente a incassi di operazioni non soggette a documento commerciale, o, nei casi indicati, a vending, carburanti, ricariche: in questo caso è ammessa la possibilità di dichiarare nella procedura l’uso esclusivo del POS per tali operazioni, con rimozione definitiva del POS dall’elenco dei POS da collegare, ma con un caveat decisivo: quel POS non dovrà essere utilizzato neppure saltuariamente per incassi di operazioni certificate con documento commerciale.

Non solo. L’obbligo non opera quando tutti i corrispettivi sono certificati esclusivamente mediante emissione di fattura. Viceversa, quando l’esercente sceglie volontariamente di emettere documento commerciale anche per operazioni esonerate, i POS utilizzati per incassare elettronicamente devono essere collegati. In queste ipotesi l’operazione va registrata con codice “N2 – operazioni non soggette”.

Termini: fase di avvio e regime, con finestra “6-fine mese” del secondo mese successivo

Sul timing l’Agenzia detta una scansione precisa. La prima comunicazione, la più ampia, dovrà essere effettuata dai primi giorni di marzo 2026 e riguarderà gli strumenti di pagamento elettronico attivi nel mese di gennaio 2026: per gli RT attraverso “Gestione collegamenti” in “Fatture e Corrispettivi”, per “Documento Commerciale on line” dentro la procedura stessa.

La disponibilità delle funzionalità sarà annunciata con avviso sul sito dell’Agenzia e, dalla data di messa a disposizione, esercenti (o delegati, dove ammesso) avranno 45 giorni per completare la comunicazione riferita a gennaio 2026.

A regime, per i POS attivati nei mesi successivi a gennaio 2026 e per le variazioni dei collegamenti già registrati, il termine è collocato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo al mese di attivazione o di variazione. Ecco un esempio: modifiche riferite ad aprile 2026 vanno registrate tra il 6 e il 30 giugno 2026.

Nella casistica di variazioni rientrano, tra l’altro, lo spostamento di un POS già in uso su un altro RT, l’attivazione di un nuovo RT collegato a POS già in uso, l’attivazione di un nuovo POS collegato a RT già in uso, e la dismissione di POS o RT. In caso di spostamento/nuovo abbinamento, occorre prima eliminare il collegamento precedente e poi registrare quello nuovo, rispettando sempre la finestra temporale del secondo mese successivo.

Implicazioni di controllo: riconciliazioni, scostamenti e centralità dei codici ATECO

Infine, occhio a eventuali scostamenti tra transazioni elettroniche comunicate dagli Acquirer e corrispettivi giornalieri per i quali risulta indicato un incasso elettronico: questi saranno valutati dall’Agenzia tenendo conto anche del tipo di attività svolta dall’esercente.

Da qui l’invito a verificare nel Cassetto fiscale i codici ATECO comunicati e a trasmettere tempestivamente le variazioni secondo le modalità previste, perché la coerenza tra attività svolta e pattern di incasso diventa una variabile esplicitamente considerata nella lettura degli scostamenti.

(*) Fonte Fiscal Focus