Fatturazione elettronica verso un cliente estero: normativa, compilazione e obblighi

La fatturazione elettronica, in vigore dal 1° gennaio 2019, ha permesso di fare un importante passo verso la digitalizzazione dei processi amministrativi, facendo risparmiare le aziende sui costi della carta e permettendo una maggiore organizzazione interna in fatto di archiviazione dei documenti, oltre ad automatizzare e a snellire i processi e ad aumentare la produttività dei dipendenti.

E se la gestione della fatturazione elettronica tra soggetti residenti in Italia è ormai un processo consolidato, per le operazioni con clienti esteri restano obblighi specifici:dalla trasmissione tramiteSistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate, alla correttaapplicazione dell’IVA, fino allaconservazione digitale dei documenti. 

In questo approfondimento vediamo come emettere correttamente una fattura elettronica estero, con o senza IVA, evitando errori e rispettando le regole in vigore. 

Emissione della fattura elettronica a un cliente estero: normativa e procedure 

Dal 1° luglio 2022, con l’abolizione dell’Esterometro, i dati relativi alla prestazione di beni e servizi da o per soggetti esteri devono obbligatoriamente essere inviati attraverso il Sistema di Interscambio(SDI) dell’Agenzia delle Entrate.

Per evitare di fare errori e di incorrere in sanzioni il consiglio è quello di farvi supportare da un commercialista, che vi permetta di gestire questo importante aspetto in maniera semplice e sicura.

Una volta creata la fattura elettronica per il cliente estero, bisognerà inviare a quest’ultimo una copia della fattura, che potrà essere cartacea o in PDF.

Attenzione: per le operazioni intracomunitarie si applica il principio del reverse charge, ovvero l’integrazione con l’IVA da parte del cliente nel Paese di destinazione. 

Come compilare una fattura elettronica estero: con e senza IVA 

È fondamentale compilare correttamente e in tutte le sue parti ogni fattura elettronica per il cliente estero, inserendo le informazioni relative al committente, al cliente e prestando attenzione ai codici Iva e ai dati identificativi. Errori nella compilazione possono comportare sanzioni fiscali o la necessità di emettere documenti sostitutivi. 

Scopri nei prossimi paragrafi come si fa una fattura per un cliente estero con o senza Partita IVA. 

Fatturazione elettronica per un cliente estero con Partita IVA 

L’aspetto fondamentale per la corretta compilazione di una fattura elettronica per un cliente estero che dispone di Partita IVA è quello di essere in possesso dei dati del cliente, ovvero del codice IVA del destinatario e dell’indirizzo e-mail.  

In seguito, andranno inseriti questi dati: 

• Codice destinatario: il codice SDI, composto da lettere e numeri che vanno a identificare l’intermediario impiegato per la fatturazione elettronica. Trattandosi di un codice riservato agli operatori italiani, l’Agenzia delle Entrate ha stabilito che, in caso di fatture in UE e in Paesi extra-UE, il codice da inserire sarà una sequenza di 7 X (XXXXXXX). 
• ID Paese: due lettere che vanno a stabilire la nazionalità del soggetto a cui si emette la fattura. Corrispondono alle prime due lettere del codice IVA. 
• Partita IVA: per un cliente estero con IVA UE, bisognerà inserire il codice IVA comunitario, fornito dal cliente. Per un cliente estero extra-UE il codice sarà OO99999999999 (due volte la lettera “O” seguita dal numero 9 per 11 volte). 
• CAP della località: non tutte le nazioni hanno un CAP, perciò nel caso di emissione di fattura per un cliente estero bisognerà inserire 5 zeri consecutivi (00000). 
• Invio della fattura: può avvenire tramite posta elettronica, allegando la fattura anche in formato PDF, o tramite raccomandata estera, in caso di fattura cartacea. È importante sapere come inviare correttamente la fattura elettronica per evitare di incorrere in sanzioni. 

Fatturazione elettronica per un cliente estero senza Partita IVA 

Un discorso a parte va fatto, invece, per l’emissione della fattura elettronica a un cliente estero che non è in possesso di Partita IVA.  

Bisognerà distinguere tra: 

• Soggetti privati esteri: attenzione al codice destinatario (sette volte 0 à 0000000) e al codice IVA, che è il codice fiscale del soggetto 
• Soggetti esteri in possesso di un codice fiscale italiano: il parametro da considerare non è il codice fiscale, ma la residenza del cliente.  
• Ad esempio: se il cliente dovesse essere residente a San Marino, per la fatturazione elettronica si applicheranno le stesse regole di quella estera, anche se il cliente ha codice fiscale italiano. 

Differenze tra fatturazione elettronica UE ed extra-UE 

Quando si emette una fattura elettronica verso un cliente estero, gli obblighi possono cambiare a seconda che il destinatario si trovi in un Paese dell’Unione Europea o in un Paese extra-UE.  

Scopri le principali differenze: 

Esempi pratici di compilazione  

Di seguito alcuni esempi concreti di emissione della fattura elettronica a clienti esteri, con le principali differenze operative: 

Casi particolari di fatturazione elettronica verso l’estero 

Oltre alla fatturazione elettronica ordinaria, esistono casi particolari che richiedono adempimenti specifici da rispettare.   

Operazioni intracomunitarie  

Le operazioni intracomunitarie sono quelle che avvengono tra due soggetti IVA stabiliti in stati membri dell’Unione Europea.  

In questo caso, non si applica l’IVA italiana, ma l’IVA del Paese di destinazione, secondo il principio del reverse charge. 

La fattura elettronica deve essere emessa in formato XML e trasmessa al sistema di interscambio (SDI) italiano, che provvede a trasmetterla al sistema di interscambio del paese di destinazione.  

Cessioni di beni all’esportazione  

Le cessioni di beni all’esportazione sono quelle che avvengono verso soggetti non residenti in Unione Europea. In questo caso l’aliquota IVA è pari a zero (operazione non imponibile). 

La fattura elettronica deve essere emessa in formato XML e trasmessa al SDI italiano, senza obbligo di invio al sistema di interscambio del Paese di destinazione. 

Altri casi particolari  

Oltre alle operazioni intracomunitarie e alle esportazioni, esistono ulteriori casistiche di fatturazione elettronica estero che richiedono attenzione. 

In tutti questi casi è fondamentale verificare la normativa di riferimento e, se necessario, confrontarsi con un consulente fiscale, per evitare errori di compilazione o contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. 

Conservazione delle fatture elettroniche estere 

Le fatture elettroniche e quelle cartacee devono essere conservate per 10 anni, sia da chi le emette che da chi le riceve e i metodi di conservazione sono due: 

• Digitalmente e in proprio. 
• Tramite un soggetto terzo, utilizzando per esempio un software per la gestione della fatturazione elettronica come Kubik, che consente, inoltre, di gestire l’intero flusso, dal preventivo all’emissione della fattura. 

Dal 2024 è stata introdotta la possibilità di conservare le fatture anche in cloud all’interno dell’Unione Europea, a condizione che siano sempre reperibili e accessibili in caso di controlli. 

Resta inoltre l’obbligo di comunicare il luogo di conservazione (fisico o digitale) nella dichiarazione di inizio attività e di aggiornarlo in caso di variazioni. 

Sanzioni per errori nella fatturazione elettronica estero 

La corretta compilazione e trasmissione della fattura elettronica estero è fondamentale: errori o omissioni possono comportare conseguenze fiscali rilevanti. 

Errori più frequenti 

• Codice destinatario non corretto (XXXXXXX, 0000000 o OO99999999999). 
• Errata applicazione o mancata applicazione dell’IVA (reverse charge o operazioni non imponibili). 
• Dati anagrafici o identificativi del cliente incompleti o sbagliati. 
• Omessa o tardiva trasmissione allo SDI. 

Sanzioni previste 

Secondo quanto stabilito dal D.Lgs. 471/1997, con modifiche e chiarimenti successivi dell’Agenzia delle Entrate: 

Rimedi possibili 

• Nota di credito per stornare la fattura errata. 
• Fattura sostitutiva con dati corretti. 
• In alcuni casi, è possibile beneficiare del ravvedimento operoso, riducendo la sanzione se l’errore viene regolarizzato spontaneamente e tempestivamente. 

Novità europee: ViDA (VAT in the Digital Age) 

La fatturazione elettronica non riguarda solo l’Italia, ma rientra in un più ampio progetto europeo. Negli ultimi anni, la Commissione UE ha avviato l’iniziativa ViDA – VAT in the Digital Age, che introduce novità strutturali per l’IVA e la digitalizzazione dei processi fiscali. 

Cosa prevede ViDA 

• Estensione obbligatoria della fatturazione elettronica B2B in tutta l’Unione Europea entro il 2028. 
• Introduzione di un formato standard europeo per uniformare le fatture elettroniche tra Stati membri. 
• Comunicazione quasi in tempo reale delle operazioni intracomunitarie, con l’obiettivo di contrastare l’evasione IVA. 
• Riduzione degli adempimenti nazionali e maggiore interoperabilità tra i sistemi fiscali dei diversi Paesi. 

Cosa cambia per le imprese italiane 

• L’Italia, avendo già adottato la fatturazione elettronica obbligatoria, si trova in vantaggio rispetto ad altri Paesi UE. 
• Le aziende dovranno però adeguarsi ai futuri standard tecnici comuni e alle nuove regole di rendicontazione europea. 

Nel medio periodo, questo porterà a una semplificazione degli adempimenti e a una riduzione delle comunicazioni ridondanti (es. modelli riepilogativi). 

Domande Frequenti

Qual è il codice destinatario per un cliente estero?

Per i clienti esteri con Partita IVA, sia UE che extra-UE, si utilizza il codice destinatario XXXXXXX (sette X). Per i clienti privati esteri senza Partita IVA si deve invece inserire 0000000 (sette zeri).

Come inviare la fattura elettronica a un cliente estero?

La fattura deve essere sempre trasmessa tramite SDI (Sistema di Interscambio) dell’Agenzia delle Entrate. Successivamente, è buona prassi inviare al cliente una copia della fattura in formato PDF o cartaceo, per permetterne la consultazione.

Quale codice destinatario usare per un cliente extra-UE?

In caso di clienti extra-UE con Partita IVA, il codice da utilizzare è OO99999999999 (due lettere O seguite da undici volte il numero 9). Se invece il cliente extra-UE è un privato, si inseriscono sette zeri (0000000).

Come funziona il reverse charge per le fatture UE?

Nelle operazioni intracomunitarie tra soggetti IVA, il fornitore italiano emette fattura senza applicare l’IVA. Sarà il cliente, residente in un altro Paese UE, ad integrare l’imposta secondo le regole fiscali nazionali (meccanismo del reverse charge).

Quanto tempo devono essere conservate le fatture elettroniche estere?

Le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni, come previsto dalla normativa italiana. Dal 2024 è possibile la conservazione anche in cloud all’interno dell’Unione Europea, purché le fatture restino sempre accessibili in caso di controlli.