Comunicazione sulla titolarità effettiva inviata da un terzo con firma digitale

Per gli istituti giuridici affini ai trust, Unioncamere circoscrive l’obbligo ai soli mandati fiduciari stipulati con società fiduciarie. (*)

Con la diffusione del “Manuale operativo per l’invio telematico delle comunicazioni del titolare effettivo agli uffici del Registro delle imprese”, Unioncamere fornisce le istruzioni definitive per l’adempimento in scadenza l’11 dicembre 2023.

Il manuale mette a sistema le indicazioni finora pervenute in maniera frammentaria anche a causa della ritardata operatività del Registro, individuando i soggetti obbligati a sottoscrivere la comunicazione, le scadenze, le sanzioni e illustrando la struttura del modulo digitale “TE”.

Le istruzioni, peraltro, contengono alcuni importanti chiarimenti.
Ad esempio, con riferimento agli istituti giuridici affini ai trust, Unioncamere individua il “mandato fiduciario” e circoscrive l’obbligo di comunicazione della titolarità effettiva ai soli mandati fiduciari stipulati con società fiduciarie, specificando che in tal caso è previsto l’inoltro di una pratica diversa per ogni mandato fiduciario stipulato dalla società stessa. Quanto al titolare effettivo, non è possibile indicare il fiduciario mentre deve essere indicato almeno il costituente (fiduciante) e il beneficiario. La comunicazione deve essere inviata all’ufficio del Registro delle imprese in cui la fiduciaria ha sede, tenendo presente che ai sensi dell’art. 21 comma 3 del DLgs. 231/2007, gli istituti giuridici affini ai trust devono essere stabiliti o residenti nel territorio della Repubblica italiana; ne consegue che in assenza di codice fiscale italiano l’adempimento non potrà essere assolto, in quanto il modulo TE lo richiede obbligatoriamente. E, sempre con riferimento all’indicazione della sede, in caso di trust (o istituto assimilato) residente in Italia ma costituito all’estero, Unioncamere chiarisce che la Camera di Commercio competente è quella di compensazione (Roma).

Con riferimento alla sottoscrizione digitale da parte dei soggetti obbligati alla comunicazione, il manuale chiarisce che in caso di invio telematico del modello da parte di un terzo, quest’ultimo dovrà aggiungere la propria firma digitale a quella del dichiarante nella c.d. “distinta di accompagnamento” ai fini della domiciliazione.

Unioncamere ricorda, inoltre, che la documentazione relativa all’individuazione del titolare effettivo deve comunque essere “custodita con cura” dagli amministratori e deve essere fornita dagli stessi agli uffici del Registro delle imprese, se richiesta in una fase successiva. Ove necessario, è possibile allegare documenti solo se in formato pdf/A firmati digitalmente e codificati ad uso interno, tenendo presente che in assenza di tali requisiti il sistema impedisce la spedizione del modello.

A tale riguardo, occorre ricordare che il decreto MIMIT 12 aprile 2023 prevede alcuni controlli automatici specifici con effetto “bloccante” della pratica qualora la stessa presenti uno o più errori. Nel manuale è riportata una sintesi delle principali anomalie, evidenziando, ad esempio, quanto segue:
– per i soggetti noti al Registro (imprese e alcune persone giuridiche private) deve esserci congruenza tra quanto dichiarato nel modello e quanto già presente nel medesimo Registro in merito alla tipologia di soggetto e alla provincia dell’ultima sede;
– è obbligatorio comunicare il codice fiscale del titolare effettivo non solo in caso di cittadinanza italiana, ma anche in caso di cittadinanza estera con residenza in Italia;
– in presenza della caratteristica, in capo al titolare effettivo, di “controinteressato all’accesso per esposizione a rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione oppure persona incapace o minore d’età” (codice CTR), si rende obbligatorio l’inserimento di almeno un altro requisito e l’indicazione della PEC riferibile al controinteressato.

Rileva poi la correttezza della qualifica del dichiarante, che per i soggetti iscritti nel Registro delle imprese deve rientrare tra le seguenti: legale rappresentante, amministratore, liquidatore, commissario giudiziario. È prevista anche l’indicazione “altro previsto dalla normativa vigente”, in cui evidentemente rientrano i dichiaranti dei soggetti non iscritti al Registro (fiduciari dei trust e dei mandati fiduciari), ma anche il sindaco qualora, decorso il termine, provveda in via surrogatoria a effettuare la comunicazione: in tal caso, precisa Unioncamere, non potranno essere utilizzate le qualifiche di “legale rappresentante” o “amministratore”.

Nel documento vengono, poi, forniti alcuni esempi di individuazione della titolarità effettiva sulla base dei criteri della proprietà, del controllo e del c.d. criterio residuale. Non sono presenti, invece, esemplificazioni attenenti alle catene di controllo: indicazioni in tale ambito sono, peraltro, desumibili della Linee guida del CNDCEC (maggio 2019).
Nella parte finale della guida sono fornite schede di dettaglio riguardanti gli adempimenti di prima comunicazione e di variazione della titolarità effettiva, suddivise per destinatario dell’obbligo.

(*) Fonte Eutekne